ПОЛОЖЕНИЕ об архиве

МПА 2012 - 2023 гг. Просмотров: 2745

Приложение №1

УТВЕРЖДЕНО:

Постановлением  Главы

Коровяковского сельсовета

От 13 марта 2014 года №7

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве

 

 

1. Общие положения

1.1.         Документы  Администрации Коровяковского сельсовета    являются муниципальной собственностью и подлежат хранению в силу их значимости для граждан, общества и государства.

Документы постоянного срока хранения до момента передачи на постоянное хранение в архивный отдел Администрации Глушковского района, документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в Администрации Коровяковского сельсовета   в пределах установленных сроков.

1.2.         Администрация Коровяковского сельсовета обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в ее деятельности.

В соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, обеспечивает
своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения в архивный отдел Администрации Глушковского района.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации Коровяковского сельсовета.

За утрату и порчу архивных документов и архивных фондов должностные лица администрации Коровяковского сельсовета несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3.     В  администрации Коровяковского сельсовета для хранения архивных документов, архивных фондов и законченных делопроизводством документов, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение в архивный отдел Администрации Глушковского района создается архив.

Администрация Коровяковского сельсовета обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4.     Функции архива администрации Коровяковского сельсовета  возлагаются на лицо, ответственное за ведение архивного дела.

1.5.      В своей работе архив  администрации Коровяковского сельсовета руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Курской области от 21.12.2005 № 97-ЗКО "Об архивном деле в Курской области", нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, архивного управления Курской области, распоряжениями администрации Коровяковского сельсовета, архивного отдела администрации Глушковского района, перечнями документов, определяющими сроки хранения документов, и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве администрации Коровяковского сельсоветаутверждается руководителем администрации Коровяковского сельсовета после согласования с архивным отделом Администрации Глушковского района.

1.7.    Архив администрации Коровяковского сельсовета работает по планам, утверждаемым Главой администрации Коровяковского сельсовета и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8.    Контроль за деятельностью архива администрации Коровяковского сельсовета осуществляет Глава  администрации Коровяковского сельсовета.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации Коровяковского сельсоветаосуществляет архивный отдел Администрации Глушковского района.

 

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений администрации Коровяковского сельсовета (согласно номенклатуре дел),документы по личному составу.

 

3.Задачи и функции архива

3.1.         Основными задачами архива являются:

3.1.1.     Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2.     Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3.     Подготовка и своевременная передача архивных документов постоянного срока хранения в архивный отдел Администрации Глушковского района с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве администрации Коровяковского сельсовета.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1.          Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, документы структурных подразделений администрации Коровяковского сельсовета, оформленные и упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой РФ.

4

3.2.2.          Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации Глушковского района графики представления описей дел на рассмотрение архивного отдела Администрации Глушковского района.

       3.2.3.   Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4.       Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его соответствие с научно-справочным аппаратом архивного отдела Администрации Глушковского района.

3.2.5.   Организует использование документов:

информирует руководство и работников администрации Коровяковского сельсоветао составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации Коровяковского сельсовета.

3.2.8. Участвует в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации Коровяковского сельсовета.

3.2.9.      Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников администрации Коровяковского сельсовета в сфере ведения делопроизводства и архивного дела.

3.2.10.      Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации Глушковского района  сведения о составе и объёме документов по установленным формам:

итоговую запись к номенклатуре дел;

паспорт архива.

3.2.11.      Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел Администрации Глушковского района архивные документы постоянного срока хранения.

3.2.12. Составляет, согласовывает с ЭК Акты об уничтожении документов.

Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за ведение архивного дела.

 

4.Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1.   Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации Коровяковского сельсовета.

4.2.   Запрашивать от структурных подразделений администрации Коровяковского сельсоветасведения, необходимые для работы архива.

4.3.    Требовать от структурных подразделений администрации Коровяковского сельсовета своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

 

5.Ответственность за архив

Архив совместно с Главой администрации Коровяковского сельсовета несет ответственность за:

5.1.Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

5.2.Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

5.3.Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности структурных подразделений администрации Коровяковского сельсовета.

5.4.Нарушение правил, установленных законодательством, использования документов и доступа пользователей к документам.

 

 

Заместитель главы администрации

Коровяковского сельсовета

 

______________ Т.Н. Шаруда

 

 

Согласовано:

Начальник архивного отдела

Администрации Глушковского района

________________ Е.В. Левина

___________ 201_ г.

Печать